ちょっと大げさじゃないかなぁ・・・公文書クライシス?毎日新聞の記事に思う

◆2017年1月16日(火) 札幌はくもり

情報公開
毎日新聞web版2018年1月15日記事より引用

公文書クライシス?

◆クライシスとは、また、過激な表現だなぁ・・・

公務員が利用したメールは、そのほとんどが一年以内に破棄されているのが実態・・・という報道である。

これを素直に読むと、「公務員が業務を行うにあたって使用したメール文書が1年で破棄されるのは、情報隠しとしてけしからん」と、受け止められなくもない。

「情報公開法」があるにもかかわらず、1年で捨ててしまうのはいかがなものか?という論調であるように感じる。

でも、ちょっと待って・・・なのだ。

まず、「行政文書」の保存年限、ちょっと調べてみると・・・そう、意外に保存年限の制限がかかっている文書の種類って少ないのがわかる。

ほとんどが「決済された文書」がその対象になっている。

・事案照会・会議開催通知書・講師依頼書・資料送付書・式辞、祝辞・・・・

などなどの文書は「1年」しか保存義務がない事にもなっているわけだ。

意外に「行政文書」の寿命って短いんだね。

確かに、「情報公開法」によって、行政文書は公開を義務付けられてはいるけれども、そもそも保存を義務付けられている文書が限られているわけだから、義務付けられていない文書を破棄しても、実は何ら問題は無い・・・という事でもあるわけだ。


◆ナムレコの法則

しかも、この法則がある。

ナムレコ

データの時間 より引用。

およそ「文書」と言われるものは、

・半年で90%の文書が見られなくなり

・1年で99%の文書が見られなくなる

という。

私たちのビジネス文書においても、それは適用?され、私たちのデスクの引き出しに大事にしまわれている文書、PCの中のデータは、「半年」以下が賞味期限というわけでもあるのだ。

まあ、私のようなおっちょこちょいで、すぐ物忘れしてしまうような人間は、少し保管しておく必要もあるのだけれども、「ファイリング技術」的には、文書は1年以上保存していても、利活用される割は凄く少ない・・・・

と、判断するのが、まあ、正しいわけ。

だとすると、この記事は少々オーバートークかな?という気がする。

新聞記事は、ある意味「永久保存」的な存在ではあるから、それを基準にすると、とんでもない・・・という理屈になるのかもしれないけど、「一年でのメールの廃棄」っておよそ法によって定められていることから、大きく逸脱はしてはいないのだ。

法的にも、常識的にもね。


なので、この記事にはちょっと違和感を覚えるわけだ。

皆さんは、どう感じますか?

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このページは、よしかわゆういちが2018年1月16日 22:34に書いたブログ記事です。

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